大型会议的组织和策划往往要经过一系列枯燥乏味的工作。如果某一步做得不好或不到位 ，可能会使会议效果不尽如人意，甚至出现混乱。详细的规划方案可以使以后的实施更加方便，但详细的规划包括会议目的、规模、时间和地点、 参加人员、预算、会议形式分工等
诸多方面，规划时如何着手， 应注意什么?
1、与领导沟通 ,了解会议目的
计划前的沟通是一项必不可少的工作。 了解领导召开会议的目的 ，确定会议计划的总体方向，计划要体现组织者的意图，否则完全没有用。例如，会议的主题是什么?它有多大?邀请哪些领导?议程是什么?有什么特别的问题吗?
2、起草初步计划井与领导确认
沟通后，写出初步方案， 报领导审核。因为在沟通的过程中，可能会出现理解偏差。把计划写在纸上可以及时纠正，避免偏差。同时，如果领导需要修改或有新的想法，也可以及时补充。
3、合理分配工作
很可能在实现过程中会遇到麻烦。我们需要知道如何与同事一起工作 ，永远不要让一个人过完一 生。 如果有什么特殊情况，到了关键时刻，往往来不及关心个，所以分工协作是必要的，一个人分享处理过程当然更可靠
4、主办方公布计划和分工
计划确定后，由领导宣布并分发工作，这是非常重要的。毕竟，他没有分工的权力，他的同事们可能无法完全执行。领导为自己工作是另一种性质。如果我们完成了上述的规划工作，我们将以一半的努力得到两倍的结果。当然，在实施过程中，会出现各种情况，需要及时调整，灵活处理。