现有的档案柜（架）大都未给此种摆放方式留下足够的空间，因此选用横式档案盒时应同时考虑档案柜（架）的状况。机关单位在选用档案盒时，两种格式的档案盒只能选用一种，以简便管理、保证档案盒上架后整齐、美观。

档案盒封面

档案盒的封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称（即立档单位名称），下加双横线。全宗名称可以在制作档案盒时先行印制。

档案是对某件事或某个人的经历过程的记录，是为了方便以后查阅，保存期限一般都在十年以上，所以要加强其保管工作，目前在档案保管工作中遇到很多问题，如出现纸张老化、字迹模糊、档案虫害等，损坏了不少重要的档案，无酸纸档案盒解决了这一难题，它可以长期存放不发霉变质，还可以防虫害，这也是国家档案局推广使用的档案盒类型。

档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内件文件和后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。