在中西医医学研究中，科研人员可以利用该系统对大量的生物样本进行管理，加快新药研发的进程。系统设计规范：严格遵循ISO/IEC:17025、CNAS、CMA、TB214、ISO15189、FDA、CMA体系及等实验室程序文件规范标准设计理念；出色的库位管理方案，我们能够更好地管理、追踪和利用珍贵的生物样本，提升库区管理。
基础管理：根据实际情况，设置用户角色、组织架构，通过设置角色权限，赋予用户功能权限、操作权限和数据权限；系统内置常用角色，包括系统管理员，老师，学生，实验员等；支持用户自定义角色，支持角色的新增，修改，权限配置，删除。
人员管理
所有参与样本管理的人员应接受专业培训，包括样本的收集、标识、处理、存储和运输等方面。同时，应要求相关人员获得必要的资格认证，以确保他们具备专业的知识和技能。在样本管理系统中，应明确每个人的职责和分工，如样本接收员、处理员、存储员和运输员等。这样可以确保工作流程的顺畅进行，同时提高管理效率。定期对参与样本管理的人员进行考核和评估，以检查他们的工作质量和遵守操作规范的情况。加强人员之间的沟通与协作，确保信息的及时传递和问题的有效解决。重视人员的安全意识培训，确保他们了解并遵守相关的安全规定和操作规程。在样本管理工作中，应定期进行人员轮换和交接，以避免长期由同一人负责同一环节导致的潜在风险，避免信息丢失或误解。
样本管理
一、样本收集：制定明确的样本收集流程和操作规范，确保每次收集都能按照统一标准进行。
培训与教育：对样本收集人员进行专业培训，包括正确的收集方法、样本标识、运输和保存等。将收集的样本满足检测或研究的要求，避免污染、损坏或误操作。
二、样本标识与记录：为每个样本分配标识码，确保样本信息的可追溯性。记录样本的来源、类型、数量、收集时间等信息，便于后续查询和管理。
三、样本存储：样本存储环境满足特定要求，如温度、湿度和光照等。根据样本的性质和用途进行分类存放，避免混淆和交叉污染。定期检查样本的状态和存储条件，确保样本的完整性和有效性。
四、样本在运输过程中的安全性，使用合适的包装材料并进行明确标识。记录样本的运输过程，包括起始时间、目的地、运输人员等信息。
五、样本的用途和检测要求，制定合适的处理流程，确保样本的准确性。对于不再需要或已过期的样本，按照相关规定进行销毁处理，避免潜在风险。
六、实现样本信息的电子化存储和查询。确保样本信息的可追溯性，便于在出现问题时迅速定位和解决。
七、支持设置样品库存不足预警，当批次剩余量低于某个设定的库存量值时，系统主动推送给库管人员，及时合理补货。
样本入库管理
一、入库管理：通过手持PDA扫码，实现批量样本入库，样本出入库均可通过PC端的web页面入库，也可通过安卓客户端等Pad方式操作入库，可生成二维码。验收合格后，对样本进行详细登记，包括样本名称、数量、来源、接收日期等信息，并将其录入样本管理系统。根据样本的性质和用途，对样本进行分类存放。确保样本存放区域标识清晰，方便快速定位和查找。样本入库后，及时更新样本管理系统的信息，确保系统数据与实物相符。
二、出库管理：样本出库前，需由相关人员提出出库申请，并经过相关部门审批。审批过程应确保样本的合理使用和避免浪费。出库时，需对样本进行详细核对，确保出库的样本与申请相符。核对无误后，对出库样本进行登记，并更新样本管理系统的信息。建立样本出库追溯记录，记录样本的出库时间、数量、去向等信息，便于后续追踪和查询。
三、安全管理：样本存放区域应设置门禁系统，限制人员进出。同时，安装监控设备，实时监控样本的存储和出入库情况。根据样本的保存要求，确保样本存放区域的温度和湿度控制在适宜范围内。样本存放区域应配置消防设备和报警系统，定期进行安全检查和演练。同时，加强防盗措施，确保样本的安全。
四、质量控制：定期对样本进行质量检查，确保样本的完整性和有效性。对于不合格的样本，及时进行处理并记录。依据样本出入库管理的实际情况，及时收集反馈意见，对管理流程和操作规范进行持续改进。
样本目录维护
一、在系统初始化阶段，根据医院样本管理的需求，建立初步的样本目录结构，包括样本类型、来源、用途等分类维度。随着样本种类的增加和管理需求的变化，定期对目录进行分类细化，确保目录结构能够准确反映样本的实际情况。
二、对于新收集的样本，及时将其信息录入样本目录，包括样本名称、编号、数量、收集时间、保存条件等关键信息。对于已录入的样本信息，根据样本状态的变化和管理需求，及时进行更新，确保目录信息的实时性和准确性。
三、设计简单易用的查询界面，提供多种查询方式，如按样本名称、编号、类型等关键词进行检索，方便用户快速定位所需样本。查询结果应清晰展示样本的详细信息，包括样本图片、描述、存储位置等，便于用户了解样本情况。
四、建立目录审核机制，对新录入的样本信息进行审核，确保信息的准确性和合规性。对于更新后的目录，也需经过审核才能生效。根据用户的角色和职责，设置不同的目录访问和修改权限。确保只有授权人员才能对目录进行维护和管理，防止信息泄露和误操作。
五、系统自定义样品信息、多形式录入信息，统筹管理生物样本，合理收集、完善信息（增、删、改）。
存储管理
一、确保样本存储区域具备稳定的温度、湿度和光照条件，以满足不同类型样本的保存需求。对于需要特殊环境条件的样本，如低温保存或避光保存，应设置专门的存储设施。
设备维护：定期检查和维护存储设备，确保其正常运行和性能稳定。对于冷藏、冷冻等设备，要关注温度波动和报警系统的工作状态。
二、根据样本的类型、来源、用途等属性，对存储区域进行合理分区。每个区域应有明确的标识和记录，便于样本的快速定位和查找。
位置标识：为每个样本分配的存储位置标识，如货架编号、层数、列数等。在样本管理系统中建立位置标识与样本信息的关联，实现快速定位。
三、根据样本的性质和用途，设定合理的存储期限。对于过期或无效的样本，应及时进行清理和处理。在样本管理系统中设置存储期限提醒功能，当样本即将到达存储期限时，自动提醒相关人员进行处理。
四、加强存储区域的防火和防盗措施，如安装报警系统、配置灭火设备等。定期对存储区域进行安全检查，确保样本的安全。对样本管理系统进行定期备份，以防数据丢失或损坏。同时，建立数据恢复机制，确保在发生意外情况时能够迅速恢复数据。
五、详细记录样本的存储情况，包括存储位置、存储条件、存储期限等。这些记录有助于追踪样本的保存状态和历史信息。建立样本追踪机制，记录样本的出入库、转移等操作。通过追踪记录，可以了解样本的使用情况和流向，确保样本的合规使用。
本系统具备实时监控功能，还能生成详尽的报告及报表（可用样本报表、即将过期样本报表、已过期样本报表、低库存样本报表、不合格样本报表、已销毁样本表、可用样本报表），可通过样本源类型以及样本源信息分类提供样本库的使用情况、存储状态以及其他重要指标的分析和展示，对整个样本库有的掌控。