根据活动大小情况，提前预约主持人，与主持人沟通好整个活动主题、，以及整个大概的流程情况，方便主持人提前准备好活动开场白与串词，这样也有足够的时间应对突发情况，未雨绸缪、防患于未然。
在活动节目清单确定好之后，紧接着要做的就是物料准备与场地准备，它是商场开业活动策划不可或缺的环节。其中包括，这次商场开业活动需要准备的奖品、灯光、道具等准备，特别是奖品的准备，要从充分考虑是否需要存在排名先后顺序，奖品价值多少，名额数量等等。除此之外，场地布置风格、舞台搭建，道具摆放都要充分考虑到，一样也不能落下。
一方面，要加强对上的沟通请示工作。在组织筹备会议的过程中，必须加强与本单位领导和上级领导的沟通请示工作。另一方面，要加强横向的沟通衔接工作。大型会议的顺利开展，是会务组织部门与文件起草、组织人事、宣传报道、后勤服务、保卫等部门密切配合、相互协作的结果，因此在会议筹备期间，必须加强与上述部门的横向沟通衔接工作，合理调整工作进度，加强配合，共同推进筹备工作有序进行。
企业年会编排针对的是一批非专业的企业员工演员，他们大多没有受过专业培训和练习，主要一点是他们的编排时间非常有限，大多数企业年会安排在年底，他们大多是抽出非常有限的时间，利用工作之余来临时排练的，所以相对简单易学的年会演出节目较适合他们，也比较受他们的青睐。当然简单并非没有新意、没有演出效果，这里说的简单指的是在确保其它效果的基础上的相对简单。