在活动节目清单确定好之后，紧接着要做的就是物料准备与场地准备，它是商场开业活动策划不可或缺的环节。其中包括，这次商场开业活动需要准备的奖品、灯光、道具等准备，特别是奖品的准备，要从充分考虑是否需要存在排名先后顺序，奖品价值多少，名额数量等等。除此之外，场地布置风格、舞台搭建，道具摆放都要充分考虑到，一样也不能落下。
一方面，要加强对上的沟通请示工作。在组织筹备会议的过程中，必须加强与本单位领导和上级领导的沟通请示工作。另一方面，要加强横向的沟通衔接工作。大型会议的顺利开展，是会务组织部门与文件起草、组织人事、宣传报道、后勤服务、保卫等部门密切配合、相互协作的结果，因此在会议筹备期间，必须加强与上述部门的横向沟通衔接工作，合理调整工作进度，加强配合，共同推进筹备工作有序进行。
企业年会编排是企业年会中的一个重要环节，目前大多数企业年会均以年会演出节目为主要内容，而年会节目编排则是做好节目内容的关健。好的年会节目编排能够让企业员工花少的时间，达到的效果，让整场年会演出节目意义深刻、风格独特、创意无穷，而不好的年会编排只会让员工感到压力，让整个年会节目枯躁无味，程式化。
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