1、活动举行场地的天花板高度是多少？
在布置舞台，灯火，视听设备时，天花板高度有着至关重要的影响。关于背屏投影，引荐的高度为22英尺。你要组织供给舞台，灯火和视听服务的公司与你共同进行一次实地考察，并依据你的一切需求洽谈断定的场地布局。
2、视线是不是足够好？
从一切的视点查看房间，有没有柱子，吊灯之类的东西阻挠视线？是不是每一位客人都能够看清楚舞台或大屏幕？吊灯能否提高或拆掉，需求多少费用？吊灯有时能够拆卸，但要考虑人力成本：需求多少人参加？时刻多久？需求多少费用？
3、你只需求一个舞台仍是需求几个？
你要了解共需搭建多少舞台以及它们的方位。因为它们不仅会占有许多的空间，而且还影响你所能摆设的餐桌的总数和能够招待的客人数量。
4、舞台需求多大多宽？
舞台上将要举行什么会议活动？舞台要承载多少人？乐手要安排在主舞台上仍是安排在台下的一侧？依据客人按桌就坐或按剧院式就坐的不同状况，断定舞台多高合适？是不是可能将一部分座位垫高？你能够将房间的一部分从头规划一番并铺上地毯，把大厅变成夜总会或餐厅的样式。你并不一定要让一切的桌位都处于相同的高度，但不要忘了垫高座位的费用不菲，这种费用取决于房间的布局，以及需求处理的障碍物，比方柱子。费用也取决于参加工程的人数，从将这种费用分摊到每位客人头上来看，将座位电告关于人数众多的会议活动来说对比合算，而关于小规划的会议活动则不很经济。
5、会场是不是有固定舞台？
假如有的话，讨取一份包含后台在内的舞台平面图，查看是不是有现成的化妆间，是不是有装卸搬运各种设备的空间，过道的宽度是多少，该舞台是不是能够满足你一切的需求。