聚会场地预订一个温馨而又具有性价比的场地，能给同学们带来良好的体验感，所以筹备期间筹委会人员需要就聚会地点等细节问题多次征求全体同学的意见，最终在全班同学讨论的基础上由筹委会最终定夺。小编建议确定2个备选地点，方便在筹备期间出现问题时做出调整，临时做出调整，给同学带来不好的体验感，同时小编可根据您对同学会的预期效果和要求推荐适合本次聚会的酒店和场地，并协定定金、住宿、餐饮、会场等服务的团队价格；同时聚会酒店尽量选择风景优美、学校周边或校内宾馆，以及交通便利的地方；如火车站、高铁站或者机场附近的酒店。还可以考虑一些风景优美的度假村组织同学聚会。
聚会活动策划 （一）、广泛征集意见，通过微信、电话的联系方式联系上当年的老师和同学，表达想要共续同学情谊的想法，了解大家的参与度与支持度，决定是否举办本次同学聚会。 （二）、选出同学中的积极分子组成聚会委员会，负责聚会的组织、活动的流程、老师同学的联络等一系列工作。 （三）、选出聚会的总策划，负责整个聚会的运行，协调每组成员的工作； 选出聚会的文艺活动小组，负责本次聚会的活动，如唱歌、舞蹈……皆可，使活动现场更热闹、活动形式更丰富； 选出聚会的财务小组，大概规划出需要多少钱，将每笔花销记账，活动结束后，公开每笔花销； 选出聚会的摄影负责小组，由小组请专业的摄影师，全程跟拍和录制视频，活动结束后，整理照片与视频发给同学。并额外制作好合影照片、纪念册等； 选出聚会的文字负责小组，负责主持人的主持稿，各位老师、同学的发言稿的校对工作； 选出聚会的设计制作小组，负责签名墙、活动背景等设计，布置现场和制作回忆PPT，和同学们一起回忆当年，回首过去。
活动策划是提高市场占有率的有效行为，一份可执行、可操作、创意突出的活动策划案，可有效提升企业的知名度及品牌美誉度。活动策划案是相对于市场策划案而言，严格说它们同属市场策划的兄弟分支，活动策划、市场策划是相辅相成、相互联系的。市场策划和活动策划都从属于企业的整体营销思想，只有在此前提下做出的市场策划案和活动策划案才兼具整体性和延续性，也只有这样，能够有效的使受众群体同意一个品牌的文化内涵。
同学聚会开始时间根据各个班级各有差别，同窗汇建议至少要在同学聚会开始前3个月，组织者开始各项准备工作。如果您同学聚会联络邀请工作量大，或者您想要预订的同学聚会入住酒店房源平时都比较紧张，那这部分工作还要提前。
当然3个月的时间，并不意味着一定需要这么长时间进行准备。 但是，充分的准备时间可以确保您轻松全面地安排同学聚会活动的各项事宜。如果同学聚会准备的时间过于仓促，的问题就是在于邀请的同学因忙于工作和生活，也许不能准时出席同学聚会。而且，您也需要充裕的时间对同学聚会涉及各个项目进行准备，如：同学聚会会场筛选及预订、旅游大巴预订、同学聚会LOGO设计、同学聚会纪念册设计制作、同学聚会老照片视频制作等等。