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4．4．5文件控制

l、标准条款

“组织应建立并保持一套程序，以控制本标准所要求的所有文件，从而确保：

a）文件便于查找；

b）对文件进行定期评审，必要时予以修订并由授权人员确认适宜性。

c）凡对环境管理体系的有效运行具有关键作用的岗位，都可能得到有关文件的现行版本；

d）迅速将失效文件从所有发放和使用场所撤回，或采取其他措施防止误用：

e）对出于法律和（或）保留信息的需要而留存的失效文件予以标识。

所有文件均需字迹清楚，注明日期（包括修订日期），标识明确，妥善保管，

并在规定期间内予以留存。应规定并保持有关建立和修改各种类型文件的程序与职责。”

2、理解要点

·组织应建立并保持对本标准要求的所有文件实施有效控制的程序；

·程序的作用是础保a）~c）要求的实现。这5项要求既是编制程序文件的依据也是衡量程序是否符合要求的准则；

·环境管理体系文件要达到字迹清晰，注明日期（包括修订日期），标识明确，妥善保管并在规定期间内予以留存等要求；

·应建立并保持有关制定和修改各类文件的程序；

·环境管理体系中在运行和对环境因素的有效控制，不必把主要精力用于建立繁琐的文件控制系统。

3、审核要点

·体系运行的各类文件是否便于查找；

·环境管理体系运行的各类关键岗位是否得到现行文件版本；

·失效文件的管理情况；

·文件更改、修订的管理和发放；

·文件的保存是否明确。

4．4．6运行控制

1、标准条款

“组织应根据其方针、目标和指标，确定与所标识的重要环境因素有关的运行与活动。应针对这些活动（包括维护工作）制定计划，确保它们在程序规定的条件下进行。程序的建立应符合下述要求：

a）对于缺乏程序指导可能导致偏离环境方针和目标与指标的运行，应建立并保持一套以文件支持的程序；

b）在程序中对运行标准予以规定；

c）对于组织所使用的产品和服务中可标识的重要环境因素，应建立并保持一套管理程序，并将有关的程序与要求通报供方和承包方。”

2、理解要点

·运行控制是环境管理体系实际操作过程，控制的对象是与重要环境因素有关的运行与活动；

·组织应根据其环境方针、目标和指标，确定与所确认的重要环境因素有关的运行与活动；

·对上述的运行与活动（包括维护工作）按以下要求加以规划，确保他们在程序规定的条件下运行：

对缺乏程序指导叫能偏离环境方针、目标和指标的运行应建立并保持一套以文件支持的程序，并不要求所有的活动和过程都建立文件化的程序；

为对那些可能有重大影响的活动实施有效控制，也应建立程序，在程序中还要规定具体的运行标准（或作业指导书）；

对组织使用的产品或服务中，可标识的重要环境因素，建立并保持环境管理程序，并将有关程序与要求通报供方和承包方，以促使他们提供的产品或服务符合组织的要求。

·一般情况下，运行控制的内容可包括：项目建设、产品开发、原材料选用与采购、生产过程、产品和原材料的贮存与运输、设备维护、动力供应、产品售后服务与服务的提供、产品报废处理等。

3、审核要点

·是否对可能导致偏离环境力针、目标和指标的运行编制了程序；

·运行标准是否明确；

·是否将相关程序与要求通报给供方与承包方；

·与重要环境因素有关的岗位是否明确，是否建立了相应程序；

·上述程序有无支持的作业文件