会议主席有优先权，可以管理和控制会议进程。会议主席的话筒可随时通过自己控制面板上的开关键打开和关闭，不受其它发言代表的影响。此外主席机可通过主席优先面板上的优先键关闭所有正在发言代表的话筒，同时主席话筒自己打开。
典型红外系统由红外发射机，辐射器，红外个人接收机组成：
红外发射机：为每个语种通道产生一个载波
红外辐射器：用于向整个会场分布红外线信号。安装辐射器时可以将它们嵌入墙面或天花板。正确调整辐射器的安装位置,可达到最佳会场红外线信号覆盖。
红外接收机：最多可接收16个语种通道，具有高速换档的通道选择功能，LED显示以及语音放大等功能。
最基本的会议系统，由麦克风、功放、音响、桌面显示设备（例如桌面智能终端、液晶显示器），这几样设备的组合应用也可以说是一个会议系统了，它们起到了传声，显示，扩声的作用，达到能看、能听、能说话。
随着科技的发展、功能需求的提升，特别是电脑、网络的普及和应用，会议系统的范畴更大了，包括了表决/选举/评议、视像、远程视像、电话会议、同传会译、桌面显示，这些是构成现代会议系统的基本元素，同时衍生了一系列的相关设备，比如中控、温控制、光源控制、声音控制、电源控制等等。 现代科技发展的促使下，会议系统定义成是一整套的与会议相关的软硬件。
大型会议系统
主要有高档会议厅和大型多功能厅。其功能主要是举行大型会议、论坛、技术交流及培训，并兼有新闻发布及小型文艺演出功能。扩声系统性能应达到“语言扩声一级标准”。在使用和控制手段方面也能够适应各种使用功能的需要。系统具有智能控制管理和切换功能。可以支持多点视频会议，具有远程会议功能。配备数字音、视频多媒体设备、同声传译系统和红外无线旁听系统等。