起止件号：起止件号栏填写盒内排列前和排列后的归档文件的件号，其间用“—”号连接，如“16—32”。起止件号分为室编和馆编两栏，单位在归档文件整理阶段只须填写室编件号。

档案盒封面填写。封面上应在已有的双横线下填写全宗名称，即立档单位机构名称，全宗名称必须是立档单位的全称或规范、通用的简称。

档案盒盒脊项目填写。档案盒盒脊应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置各检索项，包括全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号和盒号等。采用竖式和横式两种档案盒时，竖式与横式格式基本一致。

各项目的填写要求整齐、划一。具体填写要求如下：

全宗号：全宗号栏内按同级档案馆给定的全宗号填写；暂未给定的可先空置；档案无需移交的可不填写。

年度：年度栏内填写盒内文件的形成年度(4位数字横排)。

保管期限：保管期限栏填写盒内文件所属保管期限，一般以汉字全称表示，如“”、“定期”。

机构(问题)：机构(问题)栏填写分类方案中相应机构(问题)的类目名称；不按机构(问题)分类的单位，盒脊上可以不填写机构(问题)项。